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Mayo-2011

¿Cómo hacer un envío usando NewsMaker?

NewsMaker es la herramienta de email marketing más amigable y fácil de gestionar del mercado.
Si Ud. todavía no tiene acceso a una cuenta de NewsMaker puede acceder desde aquí a una prueba gratis 100% funcional. Para enviar el newsletter solo se deberá seguir los 5 pasos del wizard de envíos.

Completar un envío para un usuario experimentado es una actividad muy sencilla y que no toma más de un minuto y medio.

Siguiendo este breve instructivo Ud. estará en condiciones de hacer su primer envío en pocos minutos. 

Debe iniciar el proceso haciendo click en el botón Nuevo Envío

 

  Video Paso 1

 * Cada paso tiene su video


El wizard tiene sólo 5 pasos y en todos hay una ayuda general que indica el propósito del mismo. Esta ayuda se encuentra en amarillo a la izquierda de la pantalla operativa.

 

Paso 1

Se completan título, newsletter, suscriptores

En este paso se deberá cargar el título del envío, el newsletter al que corresponde el envío y los grupos de suscriptores a quienes se enviará la pieza.

El título, es de uso interno, por eso es importante que sea algo que permita identificar fácilmente el envío.

Un buen ejemplo de un título podría ser: Flyer viernes 05 de Mayo 2011, promoción nuevos videos, etc.

Todos los envíos que se hacen desde la herramienta tienen asignado un newsletter.


El newsletter es lo que permite agrupar envíos, los usuarios se suscriben o desuscriben de newsletters.

Por esto es muy importante que distintas comunicaciones se envíen en distintos newsletters.
Si en el listado de newsletters no encuentra ninguno que sea descriptivo del contenido que desea enviar, puede crear uno nuevo, presionando el link de nuevo newsletter.

Finalmente se deberá seleccionar el o los grupos de suscriptores a quienes se enviará la pieza.
Para hacerlo deberá hacer click en el símbolo + de la lista que figura a la derecha del título, pasándolos de esta manera a la ventana grupos seleccionados.

Si desea eliminar algún grupo del envío utilice el símbolo - en las lista de grupos seleccionados.



En ningún caso el sistema enviará más de un email por suscriptor. Si un suscriptor se encuentra asignado a varios grupos, el sistema solo le enviará un email. Si usted desea agregar suscriptores, puede hacerlo desde esta pantalla haciendo click en Importar suscriptores. 

   

Los suscriptores pueden estar en tres formatos:


1 – Excel: (.xls)
2 – .csv: Es un archivo de texto  Excel compatible, delimitado por coma (,) o punto y coma (;) o desde la exportación de datos de diferentes sistemas
3 – Función Extractor de Mails: Permite extraer los mails desde cualquier archivo de texto, (Ejemplor .txt .doc word) sin importar el resto del contenido. Copie en el  clipboard (CTRL C) y luego pegue en la caja (CTRL V) y NewsMaker separa unicamente los texto que conformen un correo para ingresarlos a su lista.

Opción Excel o .CSV Ud. deberá seleccionar el archivo, luego seleccionar la acción que generalmente será Agregar, y finalmente seleccionar a que grupos desea aplicar la lista que está subiendo. 

Cuando importe un archivo Excel, debe ser formato .xls.
No son admitidos los archivos .xlsx de Office 2007 / 2010

En una sola acción se puede agregar a múltiples grupos, presionando la tecla CTRL y haciendo click sobre los grupos previamente creados. 

Ej. Si usted cuenta con un grupo médicos y otro grupo cardiólogos, y desea agregar un listado de cardiólogos a las dos listas (los cardiólogos tambien tiene el atributo de ser médicos) lo puede realizar en  una sola paso incorporándolos en los dos grupos, sirviendo esto para hacer campañas diferenciadas a médicos o exclusivamente a cardiólogos.


[*1] Presione el botón siguiente y Newsmaker subirá su archivo y a continuación le solicitará que indique a que dato se refiere cada campo del archivo.

El único campo obligatorio es el email, en caso que su archivo contenga campos, no creados en NewsMaker, usted deberá seleccionar Ignorar

Si Ud. necesita campos adicionales a los básicos de NewsMaker, puede utilizar la herramienta para la creación de formularios (Creación de Formularios Personalizados).



Presione siguiente y NewsMaker procesará los datos ingresándolos a los grupos seleccionados.

Función Extractor de Mails

En caso que Ud. posea un archivo desorganizado, en un formato no normalizado, cualquier lista de mails, que contenga datos caóticos, puede utilizar esta función.

Simplemente seleccione todo el archivo a importar, y cópielo en el clipboard (CTRL C), luego péguelo en la ventana que NewsMaker le provee para tal fin (presionando CTRL V).
Finalmente siga los pasos que se explicaron en el punto anterior en referencia a la selección de grupos [*1]



Una vez finalizado el proceso, NewsMaker mostrará un resumen en el cual para el caso de agregar suscriptores informará la cantidad de suscriptores agregados, la cantidad de suscriptores que ya existían y la cantidad de suscriptores que tenían errores y no pudieron ser incorporados.

Luego de completar título, newsletter y seleccionar los grupos a los que se enviará la pieza presione el botón siguiente. 

Paso 2

Carga de contenido En este paso deberá cargar el contenido que desea
enviar a sus suscriptores.

Newsmaker permite enviar 3 tipos de piezas, HTML, imágenes (Flyers) o un texto enriquecido.

Video Paso 2

 
HTML es la mejor opción a la hora de crear piezas que sean vistosas, comunicativas y en general poseen menos riesgo de ser consideradas SPAM.
Para cargar HTML se requieren solo 2 pasos. El primer paso es presionar el botón Cargar HTML y seleccionar el archivo HTML que se desea enviar.



Este archivo debe haber sido previamente diseñado por usted, también podría haber sido importado en forma automática desde NewsMaker 4.

La otra opción que dispone es colocar una URL si es que su pieza se encuentra guardada en un servidor web.

En este caso NewsMaker la importará en forma automática.

El segundo paso, es cargar las imágenes que contiene nuestro archivo HTML. Esto solo es necesario en caso que las imágenes se encuentren en nuestra máquina.
Si las imágenes se encuentran en un servidor en internet esto no es necesario. Para cargar las imágenes presione el botón Cargar imágenes, que aparecerá luego de que usted cargue la pieza HTML.

NewsMaker cuenta con un sistema avanzado de carga de imágenes que le facilitará la taréa Presione el botón agregar archivos y seleccione todas las imágenes que se encuentran en su máquina y forman parte de la pieza HTML cargada.



Automáticamente NewsMaker subirá todos los archivos al servidor de la aplicación, remplazando en forma automática las URL locales del archivo subido por las de NewsMaker.



Al cerrarse la ventana, verá la pieza completa en el visor de pre visualización de NewsMaker.

Importante: Nuca suba imágenes que contengan en su nombre, acentos, ñ, espacios o cualquier caracter extraño, ya que muchos clientes de correo directamente las ignoran, produciendo defectos de visualización en la pieza.

(*) Otra funcionalidad disponible es que active la visualización de los vínculos de redes sociales. Esto permitirá que sus lectores puedan postear a Facebook, Twitter o Linkedin su newsletter.

 

Corrector de HTML

Aplicando nuestra experiencia de diseño, NewsMaker realiza modificaciones que resuelven errores de codificación del mail y permite que el mismo, se vea bien en la mayoría de los clientes de correo.
Esta funcionalidad se activa en forma automática al detectar que el HTML subido posee errores.
Si no aparece, significa que su código esta correcto y no necesita de esta asistencia.

Aplicando nuestra experiencia de diseño, NewsMaker realiza modificaciones que resuelven errores de codificación del mail y permite que el mismo, se vea bien en la mayoría de los clientes de correo. Esta funcionalidad se activa en forma automática al detectar que el HTML subido posee errores. Si no aparece, significa que su código esta correcto y no necesita de esta asistencia.

Puede que usted a simple vista no vea diferencia en la pantalla entre la opción original y la que NewsMaker le ofrece como corregida.

En este caso le aconsejamos que siempre seleccione la versión corregida, ya que hay sutiles cambios que a simple vista en el navegador no se ven, pero si, al llegar a destino en el cliente de mail.
Tenga en cuenta, que si bien esta utilidad resuelve la mayoría de los problemas de codificación, no es infalible.

Si su pieza no es corregida, puede enviarla a nuestro servicio de soporte para que la analicemos.

Opción Imagen

La opción imagen de NewsMaker permite cargar una imagen y que sea NewsMaker
quien genere una pieza HTML a partir de la misma.

Si bien es una ventaja que diseñadores no familiarizados con HTML puedan generar piezas de alto impacto, enviar imágenes solas tiene como contra que a la hora de ser recepcionada , la pieza tiene más posibilidades de ser considerada SPAM. 

No obstante es una funcionalidad muy utilizada y que sigue dando excelentes resultados.


Para cargar este tipo de pieza, deberá seleccionar la opción Pieza de Imagen Unica. A continuación presione el botón Cargar Imagen y busque en su computadora la imagen que desea enviar.

Recuerde que la misma no puede superar los 700 píxeles de ancho. Esta limitación impuesta por NewsMaker está pensada para evitar que la misma sume puntos de SPAM que eviten su llegada a destino.

En caso que lo desee, puede hacer que la imagen tenga un vínculo para que por ejemplo al hacerle click abra una ventana de navegador con su sitio web.

Una buena práctica es cargar para cada imagen un texto alternativo. Muchos clientes de correo no muestran las imágenes de manera predeterminada. En estos casos hasta que el suscriptor no selecciona la opción descargar imagenes, lo único que ve, es el texto alternativo.

Por eso es muy importante cargar un texto alternativo que sea descriptivo de la imagen y que invite al suscriptor a descargarla.

Usar texto alternativo mejora además las posibilidades de que su pieza no sea considerada SPAM.

 

Opción RTF (Rich Text Format – texto Enriquecido)

NewsMaker ofrece la opción de escribir texto enriquecido. Es similar a como armaríamos un mail en Outlook o en Word . Para hacer esto seleccione la opción RTF


En el editor que presenta el sistema escriba un texto como lo haría en su cliente de correo. Incluso puede agregar tablas, imágenes, Videos de YouTube y links para hacer la pieza más atractiva.

 

 

NewsMaker, le permite insertar videos, previamente subidos a You Tube dentro de sus piezas.

NewsMaker automáticamente importará la imagen miñatura del video, e insertará una imagen del reproductor dentro de su pieza.

Para cargarlo, solo debe copiar y pegar la URL de reproducción del video en You Tube en la interface de NewsMaker y seleccionar el tamaño que desea que se muestre el video dentro de su mail.

 

Interface de carga



Cuando el email es recibido y el destinatario haga click sobre la imagen del video, NewsMaker le abrirá la vista web, posicionándose sobre el video seleccionado y comenzará a reproducirlo en el marco de su email.

 

También puede utilizar la etiqueta para embeber el video en sus 
diseños con formato personalizado.

La etiqueta es:
{#url_video_youtube|altoxancho#}
Ej. {#http://www.youtube.com/watch?v=Ve1DiJPCRk8|640×480#}


Personalización de datos dentro del cuerpo del mensaje.

Luego de cargar el contenido presione el botón siguiente para pasar al paso 3.

Los campos personalizados permiten incorporar datos variables a nuestros envíos.
Por ejemplo podríamos colocar el nombre de una persona, o cualquier campo que dispongamos en la base de datos.


Para saber como utilizar los campos personalizados, haga Click Aquí

  

Paso 3

Personalización de estadísticas (opcional)

Video Paso 3

En este paso el sistema permite personalizar los ítems de los que se tomarán estadísticas.

Al presionar siguiente en el paso 2, NewsMaker recorre todo el contenido cargado y busca elementos con links (etiquetas href), tanto imágenes como links propiamente dichos.

De cada uno de estos elementos el sistema tomará estadísticas en forma automática e informará luego del envío la cantidad de clicks que recibió cada uno.

Como algunos links tienen nombres que podrían no ser representativos y dificultarían la lectura de las estadísticas, NewsMaker permite personalizar el nombre de cada uno de los elementos.

La personalización es algo opcional, si no desea personalizar los links presione el botón siguiente.

Si en cambio desea personalizar los links, presione el botón personalizar.

El sistema mostrará todos los elementos con link y por cada uno permitirá poner un nombre, que se mostrará luego en los reportes. 

En caso que el ítem con link no fuera de su interés puede elegir ignorarlo.

De los links ignorados no se tomarán estadísticas.



También puede indicar vínculos del sistema como recomendar, suscribir o desuscribir . Esto permite integrar estas funcionalidades al diseño de su email.

Terminado este proceso presione el botón siguiente para pasar al último paso. 

Paso 4

Datos del email


Este es el último paso necesario para el envío de su pieza.

Video Paso 4 y 5

 


En esta pantalla puede observar y modificar los siguientes elementos:

Los Grupos a los cuales le envía la pieza:

NewsMaker le mostrará la cantidad de suscriptores afectados por los Grupos seleccionados.

A qué newsletter corresponde el envío:

También le indicará si tiene asociado un mensaje en texto plano, para el caso de los suscriptores que no poseen la posibilidad de ver html, le mostrará el mensaje aquí incluido.

Datos que se utilizarán en el envío:

Asunto (Subjet) del email. Hay algunos detalles a tener en cuenta a la hora de escribir el asunto para no ser considerado SPAM.
El asunto ideal contiene únicamente letras no acentuadas, nunca todo en mayuscula, y cuanto más corto mejor.

Recuerde que el ASUNTO es muy importante.
 
De él depende en gran parte el éxito de su envío. Escriba algo novedoso cada vez, relevante, creativo !  

 

Elementos que suman puntos de SPAM:
Los caracteres acentuados , los signos de
puntuación, los signos de exclamación en
especial si se utiliza más de uno, caracteres
como “·$%&/()#ªº* , las repeticiones
constantes de alguna palabra, las palabras
todas en mayúsculas, palabras como Oferta,
Venta, Sexo (o cualquier palabra de conotación
sexual), Juegos de Azar (Poker, Casino, etc.)
suman muchos puntos de spam.

La dirección de respuesta (remitente) del email es la dirección de correo a la cual llegarán todas las respuestas de sus suscriptores. 


Es fundamental que la dirección exista, de lo contrario su mails serán considerados SPAM.


Es importante que sea una dirección con capacidad y que alguien verifique frecuentemente, de manera que las respuestas de los suscriptores no se pierdan.

Es recomendable no utilizar direcciones del tipo Gmail, Hotmail o Yahoo o de los principales proveedores (Ej. Speedy, Fibertel, Arnet) ya que estos servidores en forma automática podrían considerar al mail Spam, simplemente por darse cuenta que nuestro envío no fue realizado mediante el SMTP (SERVIDOR) de ellos. 

El nombre, es el nombre que se mostrará en el buzón de entrada (inbox) de sus suscriptores.

Tiene que ser descriptivo como para que los suscriptores lo asocien con la empresa o producto.

Luego de completar todos estos datos están dadas las condiciones para iniciar el envío. Sin embargo antes de realizar el envío es siempre conveniente hacer envíos de prueba a los principales clientes de correo, hotmail, yahoo, gmail y alguna cuenta en outlook (especialmente 2007/2010) para asegurarse que en todos, la pieza se visualiza correctamente.

NewsMaker también ofrece la posibilidad de diferir un envío, para programarlo coloque la fecha y la hora deseada y presione Programar. El envío quedará guardado y será despachado en el momento indicado.

Aproveche los mails de su abono, programando los envíos del mes próximo:

Si a usted le sobran envíos de su abono corriente, puede aprovecharlos programando envíos para el mes siguiente.
El consumo se computará en el mes corriente, pero el envíos se despachará en la fecha programada.

También puede solicitar que el sistema le avise mediante un mail, en el momento que se inicia el despacho.

Sincronización hora GMT

En caso que su hora local no sea la de la República Argentina (-3 GMT) usted puede sincronizar su reloj con el existente en la parte superior de la pantalla para programar los envíos en base a su hora local.

Paso 5

Evolución del envío.

Al presionar Enviar, NewsMaker comienza con todos los procesos necesarios para realizar el envío. 

Luego de que Ud. presione Enviar, el proceso no puede ser detenido.

Usted puede apagar su equipo  que el despacho seguirá su curso.
En caso que usted desee monitorearlo, dependiendo del tamaño de su envío (Cantidad de mails incluidos) el sistema comenzará a mostrar una barra de estado donde le indicará el avance del mismo (En envíos pequeños es posible que esta barra aparezca directamente en el 100% debido a la velocidad de despacho de nuestros servidores)

 


Usted ya realizó su primer envío !!

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Guía paso a paso para hacer su primer envío con NewsMaker, la herramienta de email marketing más fácil y poderosa.
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